7 Irrtümer, die eine erfolgreiche Planung virtueller Events verhindern

„Das ist schnell gemacht.“ „Die sind kostengünstig.“ „Das machen wir 1:1 digital wie analog …“

Geht es um die Planung und Umsetzung von Online-Veranstaltungen, begegnen wir immer wieder den gleichen Irrtümern.

Mit den gängigsten sieben wollen wir hier aufräumen. Wir verraten Ihnen, mit welchem Ansatz Sie auf keinen Fall in die Konzeption Ihrer virtuellen Messe, Tagung oder Konferenz oder Ihrer digitalen Gremiensitzung angehen sollten. Und wir geben Ihnen erprobte Tipps mit, wie Sie stattdessen virtuelle Veranstaltungen planen sollten. Für maximalen Event-Erfolg.

Online Event Irrtum 1: Virtuelle Messen, Kongresse oder Tagungen brauchen kein Branding

Für Ihren analogen Messestand, eine Gremiensitzung in den Vereinsräumen oder für Ihren Kongress in realen Hallen würden Sie niemals auf Branding verzichten, richtig? Dasselbe gilt für die virtuellen und hybriden Pendants. Von der Begrüßungs-Mail, über das Log-in, die Veranstaltungsübersicht, den Backstage-Bereich, virtuelle Räume und Podien im Greenscreen-Studio bis hin zu den Präsentationen – tauchen Sie Ihr Event in ihre CI und schaffen Sie so zu 100 Prozent Effekte der Wiedererkennung und Identifikation mit Ihrer Marke. Setzen Sie z. B. auf eine Eventplattform, mit der Sie in Sachen Gestaltung und Transport Ihrer Inhalte wirklich individualisieren und nicht nur die Farbe ändern können.

Online-Event Irrtum 2: Ich kann Zoom – ich kann Events

Für jeden Bereich gibt es ExpertInnen. Und das zu Recht. Wenn Sie nicht intern auf Erfahrung und Know-how bei der Event-Planung zurückgreifen können, holen Sie sich Unterstützung. Denn auch wenn sie bereits in Plattformen wie Zoom oder Jitsi in Meetings oder Webinare organisiert haben, so können und müssen hochkarätige Online-Events viel mehr leisten.

Seien Sie ehrlich zu sich selbst und prüfen Sie zum Beispiel:

  • Kann ich für eine reibungslose Übertragung und lückenlose Zuschaltung von mehreren TeilnehmerInnen garantieren?
  • Schaffe ich es, alle willkommen zu heißen, und zwar jeden in seiner Sprache?
  • Ist die Event-Teilnahme für alle BesucherInnen schlüssig, komfortabel und ein bleibendes Erlebnis? (Mehr Ideen für erfolgreiche virtuelle Veranstaltungen z. B. in unserem Blogbeitrag „12 Ideen für mehr Interaktion bei Online-Events“).

Online Event Irrtum 3: Digitale Veranstaltungen brauchen kein Rahmenprogramm

„Die BesucherInnen sollen sich die Vorträge ansehen. Das reicht.“ Auch wenn wir das immer wieder hören, müssen wir hier klarstellen: „Das reicht nicht.“
Überlegen Sie, was Ihre analogen Konferenzen oder Kongresse prägt. Sicherlich nicht nur der Input der Speaker, sondern auch Gesprächsrunden und Get-Together im Nachgang, gemeinsamer Lunch, abendlicher Ausklang der Veranstaltungen bei Musik und einem Gläschen Wein?
Natürlich ist nicht alles auch digital umsetzbar. Aber auch bei der Planung Ihres Online-Events sollten Sie für eine angenehme Stimmung und die Möglichkeit zum Netzwerken und Vertiefen bieten, damit Ihr Event positiv von sich reden macht. 

Online Event Irrtum 4: Digitale Veranstaltungen sind günstiger als Analoge

Die Punkte 1 bis 3 haben es eigentlich schon vorweggenommen: Auch hier liegt ein Irrtum vor. Sicherlich gibt es Möglichkeiten, auch kostenlos einzuladen und vor einem größeren Publikum zu referieren. Aber das allein macht (s.o.) noch kein erfolgreiches Online-Event aus.

Je professioneller Sie Ihr Event aufziehen, desto mehr steigen auch die Kosten beispielsweise für latenzfreie Datenübertragung, Zuschaltung mehrerer Speaker, Backstage- und Teilnehmerbereich, einen durch ExpertInnen begleiteten Onboarding-Prozess für ReferentInnen oder PartnerInnen, Streaming aus dem Greenscreen-Studio, DolmetscherInnen, Technik, Bild- und Tonregie durch ExpertInnen, Online-Bibliotheken und On-Demand-Abruf aufgezeichneter Veranstaltungen oder Unterlagen u.v.m.
Ein rundum durchdachtes Online-Event wird und darf kosten. Unser Tipp: Holen Sie sich Angebote mehrerer Anbieter ein und lassen Sie sich ausführlich beraten.

Online Event Irrtum 5: Auf virtuellen Events kann man sich nicht verlaufen

Dieser Gedanke ist ebenfalls für größere und professionell umgesetzte virtuelle Veranstaltungen nicht zutreffend. Hilfreich ist eine professionelle Teilnehmendenreise von der Einladung bis zum Event. Ist eindeutig, wo man sich anmeldet? Geht das mit einem oder zwei Klicks? Ist das Anlegen eines Profils für Teilnehmende leicht? Und auch nach dem Login zur Veranstaltung kommt es auf den Überblick zum „Wer? Was? Wann? Wo?“ an. Wer den behält, der bleibt am Bildschirm bei virtuellen Veranstaltungen wie Messen, Kongressen, Symposien.

Leiten Sie daher Ihre Gäste vom Willkommen bis zum Event-Ende mittels klarer Navigation durch alle Veranstaltung und Räume. Prüfen Sie, ob möglicherweise eine Plattform für Online-Events die richtige Lösung für Sie ist, da sie hier in all Ihre Einzel-Veranstaltungen samt Terminübersicht, Live-Auftritten, Breakout-Rooms, Rahmenprogramm und Download-Area einbinden können. So können Sie garantieren, dass alle BesucherInnen maximal vom Event profitieren und Sie Ihre Botschaften erfolgreich platzieren können.

Online Event Irrtum 6: Digitale Veranstaltungen sind ruckzuck geplant

Klare Antwort: „Stimmt nicht!“ Auch für virtuelle Konferenzen und Messen müssen Sie einiges an Vorlauf einplanen. Abgesehen davon, dass Sie sicherstellen müssen, dass alle Wunsch-ReferentInnen verfügbar sind und dass Sie sich mit PartnerInnen und SponsorInnen weit vor Event-Start über Inhalte abstimmen müssen, ist für Sie entscheidend:

  • Ist mein Profi für Online-Events der 1. Wahl verfügbar?
  • Verfügt die favorisierte Plattform für digitale Events zum Wunschtermin über freie Kapazitäten?

Unser Tipp: Starten Sie mit der Planung für die technische Umsetzung mindestens 3 Monate im Voraus, um Ihre ideale Event-Lösung realisieren zu können.  

Online Event Irrtum 7: Der Ablauf bleibt online 1:1 wie analog

Ein analoges Event bzw. seinen Ablauf ohne Wenn und Aber in eine digitale Variante übertragen zu wollen, kann in der Regel nur schiefgehen. Stattdessen solltedas ursprüngliche Veranstaltungskonzept für eine virtuelle Umsetzung angepasst werden. Denn zu unterschiedlich verhalten sich BesucherInnen digital oder analog allein in puncto Interaktion. Und gänzlich anders sind die Wege, die von einer Veranstaltung zur nächsten zurückgelegt werden müssen. Hier lohnt es sich, drastisch umzudenken und mutig die digitale Umsetzung zu starten. Zeitgemäße Interaktions-Tools für digitale und hybride Events stellen wir in einem der nächsten Artikel vor.  


Wir hoffen, wir konnten Ihnen für die eigene Event-Planung ein paar Missverständnisse und Irrtümer aus dem Weg räumen. Nun möchten Sie richtig loslegen mit Ihrer Online-Veranstaltung, haben aber noch eine Frage? Dann schreiben Sie uns. Gern sind wir Ihnen behilflich.

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