Was offline gang und gäbe ist, funktioniert auch online. Auch auf virtuellen Events können Ihre Teilnehmer*innen entspannt Networking betreiben, miteinander sprechen, sich kennenlernen und wertvolle Verbindungen schaffen.
Damit Ihr Online-Networking Event erfolgreich wird, ist es wichtig, 3 Dinge zu beachten.
- Die Erwartungen der Teilnehmer*innen an das Event managen.
- Die Unterhaltungen während des Events in Gang zu halten.
- Die Zahl der Teilnehmer*innen zu beschränken, sodass jede*r die Chance hat, zu Wort zu kommen und nicht alle gleichzeitig und wild durcheinander sprechen.
Hier sind einige Tipps, wie Sie es schaffen, dass jede*r sich gehört und involviert fühlt.
- Die Erwartungen der Teilnehmer*innen an das Event managen
Sorgen Sie dafür, dass sich jede*r willkommen und wohl fühlt.
Egal, ob sich die Menschen, die Sie zu Ihrem Event einladen, bereits kennen oder nicht, schicken Sie Ihnen einige Tage vor dem Treffen bereits eine Nachricht, um sie (wieder) für das Event zu begeistern und sie schon mit den anderen Teilnehmer*innen vertraut zu machen und Neugier zu wecken.
Ein Beispiel: “Ich freue mich sehr, euch alle bei unserer virtuellen Happy Hour / unserem gemeinsamen Gin-Tasting / unserem Business Online Festival … , das um 18 Uhr startet und euch etwa 60 Minuten mit einem Mix aus Impulsvorträgen und strukturiertem Austausch zwischen den Teilnehmenden unterhält, zu treffen. Hier unten seht ihr, wer alles dabei sein wird!”
Hier wird also noch einmal der Rahmen des Events klar kommuniziert: Name des Events, Start, Dauer, Inhalte und Ziel. Und es folgt (und das schafft bereits eine erste persönliche Verbindung): eine knackig-charmante Vorstellung der potenziellen Gesprächspartner*innen.
Darin könnten Sie folgende Infos unterbringen: Den Namen und eine Beschreibung der Person, die nicht länger als ein Satz sein sollte plus ein Fun Fact/ein Hobby/ein Zitat (die Ihnen die Person vorab mitgeteilt hat) und wichtige, aktive Social Media-Profile wie Instagram oder LinkedIn.
Sie können auch einige Tage vor dem Event oder per Boten am selben Tag ein Päckchen zustellen, das die Teilnehmenden, Kund*innen oder Partner*innen mit allem ausstattet, was sie für das Event brauchen.
Für eine Happy Hour-Abendveranstaltung könnte es eine (gebrandete) Flasche Wein und ein Weinglas sein, alle Zutaten, die man für einen Cocktail braucht inklusive Zubereitungshinweisen, Konfetti, Partyhütchen oder Kerzen – hier sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt.
Für ein morgendliches Meeting bietet sich eine Packung frischer Kaffee an und passende Kaffeebecher.
Für ein Treffen am Nachmittag senden Sie vielleicht frischen Kaffee und leckeren Kuchen von einem lokalen Spezialitäten-Shop.
2. Die Unterhaltungen während des Events in Gang zu halten
Wie bei einem Offline-Event auch ist es angenehm, von einem*r Gastgeber*in bei der Veranstaltung begrüßt zu werden. Heißen Sie Teilnehmende, die sich etwas früher in das Treffen einwählen schon vor dem offiziellen Start in der „Meeting Lobby“ willkommen und geben Sie Ihnen noch einmal kurz mit, was sie als nächstes erwartet.
Sobald das Event beginnt, erläutern Sie für alle, wie die Teilnehmer*innen Fragen stellen können – und wann. Sie können zum Beispiel die Menschen dazu auffordern, virtuell oder in echt ihre Hand zu heben oder in den Chat zu schreiben, wenn sie etwas sagen oder fragen möchten.
Kontrollieren Sie, wer wann spricht. Schalten Sie alle anderen Teilnehmenden in dieser Zeit stumm, damit die Tonqualität gut ist und der Sprechende, aber auch die Zuhörer nicht von störenden Nebengeräuschen oder anderen Stimmen abgelenkt und unterbrochen werden.
Damit erst gar keine unangenehmen Pausen während des Events entstehen und der Redefluss in Gang gehalten wird, bereiten Sie sich eine Liste mit Fragen vor, die Sie während des Events stellen können.
Bringen Sie die Teilnehmer*innen dazu, miteinander zu sprechen und zu interagieren – indem Sie sich über Chats, Kleingruppenräume, Videoanrufe oder angeschlossene Plattformen miteinander vernetzen können.
3. Die Zahl der Teilnehmer*innen zu beschränken, sodass jede*r die Chance hat, zu Wort zu kommen und nicht alle gleichzeitig und wild durcheinander sprechen
Anders als bei Webinaren, an denen tausende Menschen teilnehmen können, empfiehlt es sich, für Ihre digitale Networking Session nur maximal 10 Personen einzuladen – oder wenn Sie eine größere Teilnehmerzahl einplanen, diese schnell in Kleingruppen aufzuteilen.
Sehr wahrscheinlich kennen sich fast alle Teilnehmer*innen noch nicht, deswegen halten Sie die Gruppen am besten klein und überlegen Sie genau, wen Sie einladen und was diese Personen miteinander verbindet.
Sie können Ihre Teilnehmer*innen zum Beispiel wählen lassen, an welchen Fokus-Gruppen, die ein bestimmtes Thema besprechen, sie partizipieren möchten. Oder Sie teilen die Gruppen selbst ein und verbinden Teilnehmer, die die gleichen Interessen, die gleiche Branche, das gleiche Expert*innenthema oder ein gemeinsames Veranstaltungsziel haben in sogenannten Breakout-Rooms – also kleinen Räume, in denen sie sich geschützt unterhalten können.
Dabei können Sie einstellen, ob die Teilnehmer*innen sich selbst Räume auswählen oder die Moderator*innen sie den einzelnen Räumen zuweisen. Die Moderator*innen können die einzelnen Breakout-Rooms jederzeit betreten oder sich einfach per Audio dazu schalten.
Beim Mystery Networking können die Teilnehmenden neue spannende Menschen kennenlernen, sich inspirieren lassen und Kontakte und Tipps austauschen.
Beschränken Sie die Zeitfenster für den Austausch miteinander. Beim Mystery Networking etwa ist ein 5 Minuten-Takt ideal. Breakout-Rooms können je nach Intention beispielsweise 5 bis 10 Minuten genutzt werden, Fokusgruppen etwa 10 bis 30 Minuten.
Jeder Video-Online-Service kann für ein virtuelles Networking-Event genutzt werden: Ob Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts, Skype, Wonder oder GoToMeeting … Vergessen Sie nicht, den Zugang für die Teilnehmenden so einfach wie möglich zu gestalten, damit auch jene, die diesen Service noch nicht genutzt haben, problemlos teilnehmen können. Machen Sie es sich zum Ziel, Ihre Netzwerkveranstaltung so gut organisiert und entspannt wie möglich zu gestalten, damit die Teilnehmenden Ihr Event inspiriert und mit jeder Menge neuer Kontakte verlassen!
